Si può quindi procedere ad una verifica per individuare quali attività vengono già svolte in linea con i requisiti delle norme e quali sono invece carenti, e quindi devono essere adeguate, o totalmente assenti.
E' importante notare che, in questa fase, non è necessario che le attività siano regolate da procedure scritte, ma è sufficiente che esse siano svolte in modo adeguato e costante.
In questa fase si deve inoltre procedere alla identificazione dei principali processi e, per ognuno di questi, i vari sottoprocessi che lo compongono e le relative attività.
Al termine di questa verifica è opportuno definire un piano di azione, impostato secondo i seguenti concetti:
- individuazione dei processi che sono totalmente scoperti e di quelli solo parzialmente scoperti.
- descrizione delle attività di adeguamento che devono essere realizzate.
- individuazione degli enti aziendali (o delle persone) che devono provvedere alla realizzazione delle attività previste.
- previsione, per ognuna delle azioni individuate, dei tempi di realizzazione.

E' molto importante che il piano di cui sopra venga formalizzato in forma scritta e che il suo stato di avanzamento sia sottoposto a revisioni periodiche programmate dalla Direzione.
Per una buona riuscita di un progetto di questo tipo, la partecipazione attiva ed il controllo periodico da parte della Direzione rivestono una importanza fondamentale, in quanto rendono evidente a tutti i dipendenti che la realizzazione del Sistema Qualità è fortemente voluta dal massimo livello aziendale.
Nella fase di analisi e revisione operativa dei processi aziendali si dovrà aver cura di verificare se gli standard disponibili sono adeguati; in caso contrario si dovrà provvedere alla loro definizione e alla verifica se quanto definito è poi utilizzabile/ottenibile su basi regolari.
A titolo di esempio, sarà opportuno verificare l'adeguatezza della modulistica utilizzata nelle varie fasi dei processi e stabilire i tempi massimi entro cui devono essere compiute le diverse attività.
Ogni qual volta un processo o una attività sono stati rivisti, adeguati e descritti in una formale procedura scritta, quest'ultima deve essere sottoposta al riesame della Direzione aziendale per l'approvazione definitiva a cui farà seguito la distribuzione a tutti reparti: da quel momento, quanto riportato in procedura sarà lo standard aziendale e tale resterà sino a che, per un motivo qualsiasi, non sarà necessario procedere ad eventuali modifiche.
E' opportuno sottolineare che è raccomandabile attivare le procedure nel momento in cui diventano definitive, anzichè aspettare il completamento di tutto il sistema Qualità, al fine di ridurre i tempi previsti perché il personale si familiarizzi con i nuovi standard ed inizi ad usarli in modo appropriato.

Parallelamente alle attività descritte dovranno essere attivate due fasi molto importanti:
addestramento: tutto il personale dovrà essere inizialmente addestrato sia sui principi delle norme ISO che sugli scopi e modalità realizzative del Sistema Qualità. Successivamente, dovranno essere previsti addestramenti specifici relativi ai contenuti delle procedure aziendali e sull'uso di quegli strumenti di miglioramento e controllo previsti dalle norme.
ispezioni interne: dopo l'entrata in vigore di ogni procedura, è opportuno prevedere delle ispezioni a quei reparti che con la procedura devono lavorare. Questo ha lo scopo di controllare che la procedura sia stata ben compresa e che venga applicata in tutti i casi che lo richiedono.
Esaurito tutto quanto previsto dal piano di sviluppo del progetto, e dopo una ultima ispezione generale che confermi il pieno utilizzo da parte di tutti del Sistema Qualità, sarà possibile attivare il processo di certificazione, presentando la relativa domanda a uno degli Enti Certificatori accreditati.

A questo punto è doveroso spendere alcune parole relativamente agli Enti di Certificazione ed al concetto di accreditamento al fine di garantire un controllo sull'operato di questi Enti, l'UNI ed il CEI che sono gli enti italiani di normalizzazione, hanno costituito il SINCERT, il cui scopo è quello di accreditare, dopo averne verificato i metodi di lavoro e la competenza professionale, gli Enti che vogliono operare nel settore della certificazione.
Il SINCERT ha inoltre lo scopo istituzionale di verificare periodicamente la correttezza e l'operatività sia degli Enti di Certificazione che quella degli ispettori da essi impiegati. Pertanto il rivolgersi a questi enti presenta due vantaggi:
- garanzia di riconoscimento del certificato ottenuto da parte del mercato
- obbiettività degli ispettori nel corso delle visite ispettive iniziali e durante quelle di mantenimento
Tuttavia, per correttezza, deve essere evidenziato che sul mercato operano anche Società internazionali di certificazione che, pur non essendo accreditate da Sincert, offrono garanzie di serietà e correttezza professionale.
Se l'azienda decide di rivolgersi a queste ultime, dovrà verificare con attenzione le credenziali e le referenze offerte, al fine di evitare di trovarsi ad operare con società di dubbia credibilità.
Il rivolgersi ad Enti di Certificazione che offrono dietro compenso sia il manuale della qualità che la relativa certificazione è da sconsigliare nel modo più assoluto, in quanto rappresenta una spesa cui non corrisponde alcun miglioramento dei processi aziendali ed il certificato ottenuto ha sul mercato una credibilità estremamente limitata.
L'impegno dell'azienda tuttavia non si esaurisce con l'ottenimento della Certificazione che, anzi costituisce il momento di avviamento del processo di miglioramento continuo, che può portare l'azienda a soddisfare i bisogni dei clienti in modo costante e a migliorare l'efficienza dei processi aziendali, con interessanti recuperi sui costi della 'non qualità (basta pensare ai tempi e costi sprecati per fatture sbagliate, per ordini rilavorati più volte perché non vengono eseguiti bene dall'inizio, ai costi per danni alla merce, ecc.)

A questo proposito, le norme offrono due strumenti principali:
rilevazione delle non conformità/azioni correttive: per non conformità si intendono tutti quegli inconvenienti che hanno delle ripercussioni negative sul servizio al cliente o sui processi interni dell'azienda. Normalmente comportano anche uno spreco economico, diretto o derivante da tempi persi.
La norma impone che questi inconvenienti vengano registrati ogni volta che si verificano e che venga compiuta una analisi per individuare quali sono le cause che li hanno provocati.
A questo punto sarà possibile individuare le azioni correttive in grado di evitare la ripetizione dell'inconveniente e di migliorare i processi aziendali.
sistema statistico: le norme impongono l'adozione di un sistema statico, che può essere gestito anche manualmente, che tenga sotto controllo gli indicatori per la qualità che l'azienda ha deciso di darsi.
A titolo di esempio, fra questi possono rientrare:
- ritardi al carico/scarico
- danni alla merce/cali merce
- documentazione sbagliata
- inversioni di spedizione
- automezzi non idonei
- comportamento dell'autista
Il sistema statistico, alimentato sia con le non conformità interne rilevate dall'azienda che con i reclami dei clienti, potrà dare su base regolare, l'evidenza oggettiva dell'andamento del Sistema Qualità, permettendo di effettuare interventi mirati nelle aree che si dovessero dimostrare critiche. Un ulteriore e interessante utilizzo del sistema statistico è rappresentato dalla possibilità di dare ai clienti dell'azienda una evidenza oggettiva del livello di servizio prestato.
Riteniamo, con quanto esposto, di aver dato un contributo a rendere più comprensibile questa nuova materia, ma quello che speriamo maggiormente è di essere riusciti a far capire che il modo corretto di affrontare l'istituzione di un Sistema Qualità è quello di vederlo come un nuovo strumento di conduzione dell'attività, in linea con l'evoluzione dei tempi e del mercato.
In chiusura, desideriamo scoraggiare dall'intraprendere questa strada tutte quelle aziende che considerano il Sistema Qualità solo come un ulteriore balzello o imposizione imposto alle già tartassate società di trasporto.
Questo tipo di approccio, che comporterà dei costi senza che vi siano benefici di ritorno in grado di compensarli, non può dare garanzia di mantenimento del portafoglio clienti e di sviluppo dell'azienda.